INFORMACE O ZPRACOVÁNÍ OSOBNÍCH ÚDAJŮ

Jsme Orel jednota Telnice, IČO: 49461141, se sídlem Masarykovo náměstí 7, Telnice, 664 59 Telnice u Brna, zapsaný ve spolkovém rejstříku Krajského soudu v Brně pod sp.zn. L18588. Pobočný spolek je neziskovou organizací s širokým okruhem podporovatelů, členů a přátel, kteří se na jeho činnosti podílejí. Základním posláním našeho spolku je provozování a organizování sportu a tělovýchovy, duchovních, kulturních, charitativních a sociálně výchovných aktivit.

 Pro účel naplnění našeho poslání se ani náš pobočný spolek s širokým okruhem svých činností neobejde bez zpracování vašich osobních údajů.

Při zpracování osobních údajů fyzických osob je vždy naším prioritním zájmem jejich ochrana, jakož i ochrana vašeho soukromí. Proto důsledně naplňujeme povinnosti, které pro oblast zpracování osobních údajů stanoví závazné právní předpisy – Nařízení Evropského parlamentu a Rady (EU) 2016/679 o ochraně fyzických osob v souvislosti se zpracováním osobních údajů a o volném pohybu těchto údajů a o zrušení směrnice 95/46/ES (dále jen „Nařízení“) a zákon č. 110/2019 Sb., o zpracování osobních údajů.

V souladu se zásadou transparentnosti, upravenou v článku 13 a 14 Nařízení, je úkolem tohoto dokumentu – „Informace“ –  vysvětlení procesů a účelů, pro něž jsou nám vaše osobní údaje poskytovány a zpracovávány a ujistit vás o zákonném nakládání s vašimi právy a povinnostmi, které při zpracování vašich osobních údajů vznikají.

Tento dokument odpovídá na následující otázky:

Co považujeme za osobní údaje?
Osobními údaji se rozumí jakékoliv informace, které se týkají identifikované nebo identifikovatelné fyzické osoby. K osobním údajům patří také různé jednotlivé informace, které společně ve svém souhrnu mohou vést k identifikaci určité osoby.  Identifikovatelnou fyzickou osobou je fyzická osoba, kterou lze přímo či nepřímo identifikovat, zejména odkazem na určitý identifikátor nebo na jeden nebo více zvláštních prvků fyzické, fyziologické, genetické, psychické, ekonomické, kulturní nebo společenské identity konkrétní fyzické osoby.

Co se rozumí zpracováním?
Zpracováním osobních údajů se rozumí jakákoli operace nebo soubor operací s osobními údaji nebo soubory osobních údajů, který je prováděn pomocí či bez pomoci automatizovaných postupů, jako je shromáždění, zaznamenání, uspořádání, strukturování, uložení, přizpůsobení nebo pozměnění, vyhledání, nahlédnutí, použití, zpřístupnění přenosem, šíření nebo jakékoliv jiné zpřístupnění, seřazení či zkombinování, omezení, výmaz nebo zničení.

Kdo je správcem Vašich osobních údajů a jak nás můžete kontaktovat?
Správcem Vašich osobních údajů, je spolek Orel jednota Telnice, IČO: 49461141

Kontaktovat nás můžete následujícím způsobem:

Adresa pro doručování písemností: Masarykovo náměstí 7, 664 59 Telnice

Adresa elektronické pošty:                orel@oreltelnice.cz,

Kontaktní osoba:                                Mgr. Ladislav Šustr

Telefonické spojení:                          +420 603 167 703

Činnosti, které vykonáváme, účel zpracování a právní základ
Činnosti našeho spolku vykonáváme na základě vlastní hlavní a ekonomické činnosti a nyní nově i projektů finančně podpořených dotacemi z veřejných rozpočtů. Souhrnně lze říci, že naše činnosti jsou zaměřeny na poskytování tělovýchovných, volnočasových aktivit a odborné podpory rodinám žijících v Telnici a okolí. Rodinám, kteří mohou též pečovat o děti se specifickými potřebami. Smyslem našich aktivit je vytvářet bezpečné prostředí motivující ke sportu, zdravému životnímu stylu, mezigeneračnímu setkávání a zvyšování kvality života členů rodin z Telnice a blízkého okolí. Toho dosahujeme řadou různorodých aktivit.

Naše stěžejní činnosti:

a) Pořádání sportovních, pobytových aktivit, táborů či příměstských táborů: Vícedenní aktivity mimo domov klientů i s přenocováním, které umožní klientům budování nových sociálních kontaktů, vztahů a přátelství a rozvoji vlastních dovedností a schopností.

b) Pořádání kulturních a vzdělávacích akcí:
Pořádání plesů, koncertů, jarmarků a dalších veřejných akcí, dále odborných kurzů a seminářů na související témata – jednorázové kurzy, pravidelná setkávání.

c) Poskytování odborného poradenství se zapojením sociálního pracovníka, speciálního pedagoga, nutričního terapeuta, psychologa/terapeuta případně dalších odborníků „na míru“ klientovi, včetně působení multidisciplinárních týmů.

d) Realizace skupinových setkání pro klienty (rodiče, děti) s cílem sdílení a vzájemné podpory (svépomocné, terapeutické, otevřené).

Osobní údaje, které pro tyto činnosti zpracováváme:

• Jméno, příjmení
• Bydliště
• Datum narození
• E-mail, číslo telefonu

Abychom vám účast v uvedených aktivitách mohli umožnit, uzavíráme s vámi o poskytnutí našich konkrétních služeb přihlášku či smlouvu. Vaše osobní údaje (identifikační a kontaktní) jsou ve výše uvedených případech zpracovávány na základě zákonného důvodu vyjádřeného v článku 6 odst. 1. písm b) Nařízení – pro splnění našich závazků z uzavřené smlouvy, jejíž jste smluvní stranou na základě vaší žádosti o poskytnutí konkrétní služby. Účelem zpracování vašich osobních údajů je v tomto případě uspokojení vašeho zájmu o čerpání určitého typu služeb z naší nabídky a výkon práv a povinností vyplývajících ze smluvního vztahu mezi vámi a naším spolkem, jako správcem vašich osobních údajů. Poskytnutí osobních údajů je nezbytným předpokladem pro uzavření a plnění přihlášky či smlouvy, bez poskytnutí osobních údajů není možné smlouvu uzavřít či jí ze strany správce plnit. O smlouvách, které jsou s vámi uzavírány, souhrnně platí, že nejčastěji se jedná o typ: Smlouva o zapojení klienta do projektu (pokud se jedná o službu, která je finančně podpořena dotací na základě schváleného Projektu) nebo přihlášky (např. na tábor). Tento typ dokumentů je s klienty uzavírán v písemné formě. Pro poskytování některých služeb jako např. pořádání sportovních, vzdělávacích a kulturních akcí volíme jednoduché formy smlouvy, jako např. přihláška – účast klienta, zpracováváme vaše osobní údaje v minimálním možném rozsahu, nevylučuje se uzavření smlouvy ústní formou.

e) Zaměstnávání zaměstnanců
Osobní údaje, které pro tuto činnost zpracováváme:

• Jméno, příjmení
• Datum narození
• Rodné číslo
• Bydliště
• Číslo účtu
• Zdravotní pojišťovna
• Rodinný stav
• Doklad o dosaženém vzdělání
• Profesní životopis

Vaše osobní údaje jsou v tomto případě zpracovávány na základě zákonného důvodu vyjádřeného v článku   6 odst. 1. písm c) Nařízení – plnění povinností a výkon zvláštních práv správce nebo subjektu údajů v oblasti pracovního práva, práva sociálního zabezpečení a sociální ochrany.  Účelem zpracování vašich osobních údajů je v tomto případě zajištění rovnováhy mezi oprávněnými zájmy zaměstnavatelů a důvodným očekáváním zaměstnanců ohledně jejich soukromí, zejména v oblastech: Nábor a přijímání zaměstnanců, smluvní vztahy se zaměstnanci, procesy v průběhu trvání pracovněprávního vztahu a ukončení pracovněprávního vztahu

 f) Dobrovolnická činnost
Osobní údaje, které pro tuto činnost zpracováváme:

• Jméno příjmení
• Bydliště
• Datum narození
• E-mail, číslo telefonu

Abychom vám výkon pro nás tak důležité vaší dobrovolnické činnosti mohli umožnit, uzavíráme s vámi zvláštní smlouvu o výkonu dobrovolnické činnosti.  Vaše osobní údaje (identifikační a kontaktní) jsou v tomto případě zpracovávány na základě zákonného důvodu vyjádřeného v článku 6 odst. 1. písm b) Nařízení – pro splnění vzájemných práv a povinností z uzavřené smlouvy. Účelem zpracování vašich osobních údajů je v tomto případě zajištění rovnováhy mezi oprávněnými zájmy a povinnostmi našeho spolku a právy a důvodnými očekáváními dobrovolníků zejména v oblastech: Nábor a přijímání dobrovolníků, smluvní vztahy s dobrovolníky, procesy v průběhu trvání smluvního vztahu a ukončení dobrovolnické činnosti.

g) Projekty a průběžné a závěrečné zprávy k projektům

• Osobní údaje, které pro tuto činnost zpracováváme:
• Osoby, které se podílí na realizaci projektu:
• Jméno příjmení, titul
• Bydliště
• Datum a místo narození
• E-mail, číslo telefonu
• Úplný profesní životopis
• Aktuální zaměstnavatel
• Doklady o vzdělání

Vaše osobní údaje jsou v tomto případě zpracovávány na základě zákonného důvodu vyjádřeného v článku   6 odst. 1. písm c) Nařízení – zpracování je nezbytné pro splnění právní povinnosti, která se na správce vztahuje.

Zpracování osobních údajů v souvislosti s Projekty a finančními podporami, které jsou na základě projektových žádostí poskytovány (dotace) je nezbytné pro účel splnění povinností příjemců dotací, stanovených obecnými a specifickými podmínkami, závaznými pro jednotlivé konkrétní dotační tituly.

Pokud jsou v rámci projektové problematiky zpracovávány osobní údaje klientů (např. pro účel kontroly čerpání poskytnutých finančních prostředků, zaměření na cílovou skupinu klientů, rozsah podpořených subjektů apod.) je zpracování osobních údajů minimalizováno tak, aby totožnost podpořených fyzických osob nebyla přímo identifikovatelná.

h) Obchodní sdělení a marketinkové aktivity
Vaše identifikační a kontaktní údaje jsou v  tomto případě zpracovávány na základě zákonného důvodu vyjádřeného v článku 6 odst.1 písm f) Nařízení – oprávněný zájem správce na poskytování přímého marketingu (zejména pro zasílání obchodních sdělení a newsletterů), případně na základě vámi uděleného  souhlasu se zpracováním pro účely poskytování přímého marketingu (zejména pro zasílání obchodních sdělení a newsletterů) podle čl. 6 odst. 1 písm. a) Nařízení ve spojení s § 7 odst. 2 zákona č. 480/2004 Sb., o některých službách informační společnosti v případě, že dosud nedošlo k objednávce  služby. Účelem zpracování vašich osobních údajů zasílání obchodních sdělení a činění dalších marketingových aktivit správce.

ch) Zpracování zvláštních kategorií osobních údajů
Proč se rozlišují zvláštní kategorie osobních údajů?
Některé osobní údaje jsou takového charakteru, že mohou subjekt údajů samy o sobě poškodit ve společnosti, v zaměstnání, ve škole nebo mohou zapříčinit jeho diskreditaci.  Z tohoto důvodu je taxativně (úplným výčtem) vymezena skupina údajů, které jsou považovány vůči subjektu údajů za citlivé a jimž je poskytnuta ještě zvýšená ochrana při jejich zpracování.

Pokud při činnostech našeho spolku zpracováváme také vaše osobní údaje, které Nařízení zařazuje do tzv. zvláštní kategorie osobních údajů – článek 9 Nařízení – v našem případě se nejčastěji jedná o údaje o zdravotním stavu, jsme oprávněni je zpracovávat pouze tehdy, jestliže nám udělíte výslovný souhlas ke zpracování, a to pro konkrétně stanovený účel.  Některé typy naší činnosti jsou se zpracováním osobních údajů o vašem zdravotním stavu neoddělitelně spojeny. Proto vám vždy srozumitelně a za použití jasných jazykových prostředků vysvětlujeme, že pro určitý konkrétní účel (např. posouzení vhodnosti pobytu v určitém konkrétním rehabilitačním zařízení, posouzení vhodnosti účasti na určité konkrétní aktivitě apod.) je zpracování osobního údaje zvláštní kategorie nezbytné.  Vaše rozhodnutí o poskytnutí osobního údaje zvláštní kategorie ke zpracování však musí být vždy svobodné (jedná se o váš svobodný a informovaný souhlas).

Jak dlouho budou u nás Vaše osobní údaje uloženy?

Vaše osobní údaje uchováváme jen po dobu nezbytnou, po kterou trvá právní důvod jejich zpracování, případně po kterou je možno z dokumentů, do nichž jsou osobní údaje zapracovány uplatňovat právní nároky nebo po dobu, po kterou nám to ukládají právní nebo jiné závazné předpisy.

a) Pokud je doba uložení dokumentů s Vašimi osobními údaji stanovena právním předpisem, jsme povinni tuto dobu respektovat a po tuto dobu Vaše osobní údaje uchovávat.

b) V případě že ke zpracování Vašich osobních údajů došlo na základě smlouvy, pak vaše údaje zpracováváme po dobu trvání smlouvy a dále ještě po dobu trvání promlčecí doby, kdy je možno uplatnit jakýkoliv nárok z ukončené smlouvy.

c) V případě zpracování Vašich osobních údajů v souvislosti s jakýmkoli projektem, na základě kterého byla poskytnuta pro konkrétní činnost finanční podpora ve formě dotace, uchováváme v souladu s dotačními podmínkami zpracované osobní údaje po dobu 10 let.

Předávání Vašich osobních údajů zpracovatelům a třetím osobám:

a) Vaše osobní údaje jsou zpřístupněny našim zaměstnancům, pokud je to nezbytné pro plnění jejich pracovních úkolů.

b) Vaše osobní údaje jsou zpřístupněny Zpracovatelům, s nimiž máme uzavřenou smlouvu o zpracování osobních údajů, v případě plnění zákonných povinností orgánům státní moci nebo jiným osobám, určeným zákonem.

c) Vaše osobní údaje nebudou předávány do třetích zemí ani mezinárodním organizacím, nebude-li dohodnuto jinak. Předání je možné jen s Vaším předchozím písemným souhlasem.

Práva Subjektu údajů – jako subjekt osobních údajů máte:

• právo na přístup k osobním údajům (čl. 15 Nařízení)
• právo na opravu osobních údajů (čl. 16 Nařízení)
• právo na výmaz osobních údajů (čl. 17 Nařízení)
• právo na omezení zpracování osobních údajů (čl. 18 Nařízení)
• právo vznést námitku proti zpracování (čl. 21 Nařízení)
• právo na přenositelnost údajů (čl. 20 Nařízení)
• právo odvolat souhlas se zpracováním písemně nebo elektronicky na adresu nebo email správce (čl. 17, odst. 1. písm. b) Nařízení)
• právo podat stížnost u Úřadu pro ochranu osobních údajů jako dozorového orgánu (čl. 13 odst. 2 písm. d) Nařízení).

Podmínky zabezpečení osobních údajů

a) Správce prohlašuje, že přijal nezbytná technická a organizační opatření k zabezpečení osobních údajů fyzických osob.

b) Správce prohlašuje, že přijal nezbytná technická opatření k zabezpečení datových úložišť a úložišť osobních údajů v listinné podobě.

c) Správce prohlašuje, že k osobním údajům mají přístup pouze jím pověřené osoby, jsou-li zpracovávány osobní údaje zvláštní kategorie přístup k nim mají pouze pověřené osoby, jejichž přístup je v tomto případě chráněn jedinečnými přístupovými kódy.

ZÁVĚR:
Tato “Informace“ o zpracování osobních údajů při činnostech spolku Orel jednota Telnice nabývá účinnosti dnem 1. 1. 2026.